Proses Seleksi dan Perencanaan obat Rumah Sakit

Seleksi obat dilakukan oleh oleh panitia farmasi dan terapi (PFT) dengan menyusun suatu daftar obat dan alat kesehatan yang akan digunakan di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit. Setelah dilakukan seleksi, maka pengadaan obat dimulai dengan perencanaan obat (Maimun, 2008).

Seleksi obat adalah suatu proses untuk menetukan jenis obat yang benar-benar diperlukan yang sesuai dengan pola penyakit. Dasar seleksi kebutuhan obat meliputi :

1. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis, dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik disbanding resiko efek samping yang ditimbulkan.
2. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jumlah obat dengan indikasi sama dalam jumlah banyak, maka kita memilih berdasarkan drug of choice dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
3. Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi yang lebih baik.
4. Menghindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi tersebut mempunyai efek yang lebih baik daripada apabila digunakan secara tunggal.

Seleksi obat-obat yang akan dimasukan ke dalam formularium digambarkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Seleksi Obat dalam Penyusunan Formularium

Proses pemilihan obat untuk formularium dapat dijabarkan sebagai berikut:

a.    Penetapan masalah kesehatan

Panitia farmasi dan terapi mencari informasi mengenai pola prevalensi penyakit di daerah RS didirikan. Prevalensi 10-20 penyakit tertinggi di daerah tersebut akan diprioritaskan dalam memilih obat. Selain pola penyakit, perlu juga data mengenai keluhan umum yang menyebabkan seseorang datang ke rumah sakit dan memerlukan terapi.

b.    Pemilihan jenis terapi dan penyusunan

Obat-obat (dan alat kesehatan) yang dapat digunakan dalam terapi didaftar,  lalu dipilih obat pilihan utama dan sekunder (lalu tersier) untuk pengobatan. Pemilihan obat ini didasarkan pada guideline terapi pengobatan yang terbaru dan yang berbasis bukti. Kemudian, ditentukan juga obat-obatan yang akan digunakan di RS, dan disusun daftar merk dagang yang tersedia untuk setiap obat. Daftar tersebut disusun menurut bentuk sediaan dan dosis setiap sediaan dengan mempertimbangkan bioavailabilitas-bioequivalency, harga obat, ketersediaan dana, kemampuan supplier menyediakan obat tepat waktu. Daftar tersebut disusun dalam formularium, yang merupakan output dari proses seleksi obat. Formularium menjadi dasar pengadaan obat di RS dan dasar dokter untuk memilih obat. Untuk penjaminan mutu RS, formularium perlu diperbaharui berkala.

1.        Perencanaan Obat

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat. Metode yang dapat digunakan yaitu: metode konsumsi dan metode epidemiologi. Pedoman perencanaan obat untuk rumah sakit yaitu DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medis, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan.

Perencanaan dilakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar. Tahap-tahap yang dilalui dalam proses perencanaan obat adalah:

a.         Tahap pemilihan obat, dimana pemilihan obat didasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN), dengan harga berpedoman pada penetapan Menteri.

b.        Tahap kompilasi pemakaian obat, untuk memperoleh informasi:

1)   Pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan kesehatan/puskesmas pertahun.

2)   Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh unit pelayanan kesehatan/puskesmas.

3)   Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kab/Kota secara periodik.

c.         Tahap perhitungan kebutuhan obat, dilakukan dengan:

1)   Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan obat dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana. Rumus yang digunakan adalah:

A = (B+C+D) - E

A = Rencana pengadaan

B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan

C = Stok Pengaman 10% - 20%

D = Waktu tunggu 3 – 6 bulan

E = Sisa stok

Keunggulan metode konsumsi adalah data yang diperoleh akurat, metode paling mudah, tidak memerlukan data penyakit maupun standar pengobatan. jika data konsumsi lengkap pola penulisan tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil. Kekurangannya antara lain tidak dapat untuk mengkaji penggunaan obat dalam perbaikan penulisan resep, kekurangan dan kelebihan obat sulit diandalkan, tidak memerlukan pencatatan data morbiditas yang baik.

2)   Metode Morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah:

a)    Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.

b)   Menyiapkan data populasi penduduk.

c)    Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.

d)   Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.

e)    Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.

f)    Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan datang.

Keunggulan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran, standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat. Sedangkan kekurangannya antara lain membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit sulit diperoleh secara pasti, diperlukan pencatatan dan pelaporan yang baik.

d.        Tahap proyeksi kebutuhan obat, dengan kegiatan-kegiatan:

1)   Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang, dengan mengalikan waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/bulan ditambah stok pengaman.

2)   Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan obat periode tahun yang akan datang, dengan rumus:

a = b + c + d - e - f    

a  = perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang.

b = kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode berjalan (sesuai tahun anggaran yang bersangkutan).

c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.

d = perkiraan stok akhir tahun (waktu tunggu dan stok pengaman).

e = stok awal periode berjalan atau sisa stok per 31 Desember tahun sebelumnya di unit pengelola obat.

f = rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Jan s.d Des).

3)   Menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan melakukan analisis ABC-VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.

4)   Pengalokasian kebutuhan obat berdasarkan sumber anggaran dengan melakukan kegiatan: menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat berdasarkan sumber anggaran; menghitung persentase anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dan semua sumber.

5)   Mengisi lembar kerja perencanaan pengadaan obat, dengan menggunakan formulir lembar kerja perencanaan pengadaan obat.

e.         Tahap penyesuaian rencana pengadaan obat

Dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara:

1)   Analisa ABC dilakukan dengan mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya yaitu:

a)    Kelompok A: kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.

b)   Kelompok B: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.

c)    Kelompok C: kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.

Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C:

a)    Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara kuantum obat x harga obat.

b)   Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.

c)    Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

d)   Hitung kumulasi persennya.

e)    Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%.

f)    Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% s/d 90%.

g)   Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 90% s.d 100%.

2)   Analisa VEN dilakukan dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan, yaitu:

a)    Kelompok V: kelompok obat yang vital antara lain: obat penyelamat, obat untuk pelayanaan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.

b)   Kelompok E: kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

c)    Kelompok N: kelompok obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.

Langkah-langkah menentukan VEN: menyusun kriteria menentukan VEN, menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada pedoman pengobatan (Dhendianto, 2010).

Jenis-jenis metode perencanaan dalam pengadaaan obat:

1. Metode Konsumsi

Merupakan suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. Cara perhitungannya :

1)   Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu

2)   Koreksi hasil pemakaian tiap obat periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan obat

3)   Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan obat) terhadap stock out

4)   Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah a dan b

5)   Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat

atau :

Rencana kebutuhan obat tahun ini = jumlah pemakaian tahun lalu + stok kosong + kebutuhan leadtime + safety stock – sisa stok tahun lalu

 

Tabel 1. Keunggulaan dan Kelemahan Metode Konsumsi

Keunggulan	Kelemahan
-          Mudah dilakukan, data akurat -          Tidak butuh data penyakit, standar terapi	-    Memakan waktu lebih banyak -    Aspek medik pemakaian obat tidak dapat dipantau

2. Metode Epidemiologi

Merupakan metode berdasarkan pada pola penyakit yang ada dan didasarkan pada penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul di masyarakat. Metode ini paling banyak digunakan di rumah sakit. Tahap-tahap yang diperlukan antara lain menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit, menyediakan standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan dan menghitung perkiraan kebutuhan obat dan penyesuaian kebutuhan obat dengan alokasi dana. Perencanaan dengan metode epidemiologi ini lebih ideal, namun prasyaratnya lebih sulit untuk dipenuhi.

Tabel 2. Keunggulaan dan Kelemahan Metode Epidemiologi

Keunggulan	Kelemahan
-    Perkiraankebutuhan mendekati kebenaran -    standar pengobatanmendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat	-    membutuhkanwaktu dan tenaga terampil -    data penyakit sulitdiperoleh secara pasti -    perlu pencatatan danpelaporan yang baik

c.       Metode kombinasi

Merupakan suatu metode perencanaan obat berdasarkan kombinasi antara metode konsumsi dan metode epidemiologi.