Manajemen (Staffing)

a.      Konsep Staffing

Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.

Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.

Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

b.      Proses Penyusunan Personalia (Staffing)

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process sebagai berikut :

1.      Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :

1). Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

·         Penentuan tujuan dan rencana organisasi

·         Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.

·         Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang

·         Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

2). Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :

·         Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan

·         Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

·         Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.

2.      Penarikan

Penarikan ( recruitment ) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

3.      Seleksi

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :

·         Wawancara pendahuluan

·         Pengumpulan data-data pribadi  ( biografis )

·         Pengujian ( testing )

·         Wawancara yang lebih mendalam

·         Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi

·         Pemeriksaan kesehatan

·         Keputusan pribadi

·         Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah :

·         Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu

·         Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan kapasitas atau kemampuan seseorang

·         Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan wewenang seseorang

·         Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan

·         Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan

·         Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan

4.      Pengenalan dan Orientasi

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

5.      Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :

A.    Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :

·         Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

·         Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda

·         Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda

·         Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan

·         System-sistem  penilaian presntasi formal

B.     Pengembangan “off the job”dilakukan dengan :

·         Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya

·         Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya

·         Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi

6.      Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.

7.      Pemberian Jasa dan Penghargaan

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.

Penentuan Kompensasi

Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi dari tiga factor yaitu :

·         Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan

·         Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan

·         Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat kerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dari para pesaing

Bentuk-bentuk Pembayaran

Banyak karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut dengan upah harian. Disamping itu ada bentuk upah insentif            (seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai rencana pembagian laba (profit sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

8.      Perencanaan dan Pengembangan Karir

Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.