a. Konsep Staffing
Menurut
R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari
memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi
syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap
perusahaan.
Menurut
Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi
pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer
organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah
atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang
ditawarkan.
Menurut
T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah
fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan,
dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
b. Proses Penyusunan Personalia (Staffing)
Proses
penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian
kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan
personalian oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat
dan pada waktu yang tepat. Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan
pesonalia atau staffing process sebagai berikut :
1.
Perencanaan
Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah
mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah
karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian
perencanaan personalia yang dibutuhkan :
1). Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi
dimulai dengan :
·
Penentuan tujuan dan rencana organisasi
·
Penentuan spesifikasi jabatan ( job
specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.
·
Meramalkan jumlah karyawan yang
dibutuhkan dimasa mendatang
·
Persediaan karyawan untuk melaksanakan
berbagai kegiatan
Penentuan spesifikasi jabatan yaitu
hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang terdiri dari penentuan
keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai
pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap
jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan
deskripsi jabatan.
2).
Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada
tiga sumber penawaran intern yaitu :
·
Penataran ( upgrading ) yaitu dengan
mendidik dan memberi pelatihan
·
Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi
yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.
·
Pengangkatan ( promoting ) yaitu
pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.
Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.
2.
Penarikan
Penarikan ( recruitment ) berkenaan
dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat
dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk
memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh
karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan
untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
3.
Seleksi
Seleksi yaitu pemilihan tenaga
kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk.
Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :
·
Wawancara pendahuluan
·
Pengumpulan data-data pribadi ( biografis )
·
Pengujian ( testing )
·
Wawancara yang lebih mendalam
·
Pemeriksanaan referensi-referensi
prestasi
·
Pemeriksaan kesehatan
·
Keputusan pribadi
·
Orientasi jabatan
Ada beberapa faktor yang cenderung
mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh
dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara
tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor
tersebut adalah :
·
Latar belakang pribadi, mencakup
pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk apa yang telah dilakukan
seseorang di waktu lalu
·
Bakat dan minat ( aptitude dan interest ),
untuk memperkirakan minat dan kapasitas atau kemampuan seseorang
·
Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan
needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan wewenang seseorang
·
Kemampuan-kemampuan analistis dan
manipulative, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan
·
Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk
menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan
·
Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk
melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan
4.
Pengenalan
dan Orientasi
Setelah diseleksi, karyawan
ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui
berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan
penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.
5.
Latihan
dan Pengembangan
Tujuan latihan dan pengembangan
karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai
hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat
dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan
untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik
pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih
luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat
kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
Pada umumnya karyawan dikembangkan
dengan metode yaitu :
A. Metode-metode
‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :
·
Coaching dimana atasan memberikan bimbingan
dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin
mereka.
·
Planned progression atau pemindahan
karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan
organisasi yang berbeda
·
Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui
jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda
·
Penugasan sementara, di mana bawahan
ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan
·
System-sistem penilaian presntasi formal
B. Pengembangan
“off the job”dilakukan dengan :
·
Program-program pengembangan eksekutif,
di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana
para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum
melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya
·
Latihan laboratorium, di mana orang
belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya
·
Pengembangan organisasi, yang menekankan
perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi
6. Penilaian Pelaksanaan Kerja
Di dalam penilaian pelaksanaan
kerja dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan
standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7.
Pemberian
Jasa dan Penghargaan
Pemberian jasa dan penghargaan yang
disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai
motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.
Kompensasi adalah pemberian kepada
karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang
dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang
akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip
keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang
lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang
dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.
Penentuan Kompensasi
Kebijakan-kebijakan dan
praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi dari tiga factor yaitu :
·
Kesediaan membayar sesuai dengan
pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan
·
Kemampuan membayar yang tergantung pada
pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas
karyawan
·
Persyaratan-persyaratan pembayaran yang
tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat kerja,
kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dari para pesaing
Bentuk-bentuk
Pembayaran
Banyak
karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah
jam kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan jam kerja
yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut dengan upah
harian. Disamping itu ada bentuk upah insentif (seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada
karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai
rencana pembagian laba (profit sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah
prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.
8. Perencanaan dan Pengembangan Karir
Dalam perencanaan dan pengembangan
kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali,
pemecatan, pemberhentian dan pension.