Sistem Informasi

Untuk Mendownload Artikel Ini Silahkan Kunjungi Alamat Berikut http://goo.gl/970wI

Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

·         Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

·         Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

·         Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

·         Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

·         Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

·         Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

·         Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

·         Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem :

·         Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

·         Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)  

·         Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

·         Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.  

·           Sistem sederhana dan Sistem kompleks

Tingkatan Sistem Informasi

Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah :

1.      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-data transaksi yang terjadi.

2.      Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM  adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.

3.      Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.

4.      Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;

§  Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).

§  Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi).

§  Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).

§  Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).

§  Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

¨      On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.

¨      Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

¨      Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.

¨      Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :

·         Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)

·         Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).

·         Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat  terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.

·         Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.

 

Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :

1.      Pemakai ;

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2.      Manajemen ;

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya ;

“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.

3.      Pemeriksa ;

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4.      Penganalisa sistem ;

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

-          Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

-          Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

-          Mediator ;   yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

-          Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5.      Pendesain sistem ;

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6.      Programmer ;

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7.      Personel pengoperasian ;

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

Hal mendasar dalam pengembangan sistem

 

Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :

·         Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.

·         Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem.

Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru.

·         Maintabilitas, perawatan mencakup ;

-          modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem),

-          modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.

     

Konsep Dasar Informasi:

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya  bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion  (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

·         Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

·         Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

·         Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Definisi Sistem Informasi:

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

Atau ;

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung  operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1.      Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

-          Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

-          Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2.             Sistem basis data terintegrasi

-          Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

3.      Mendukung Operasi

-          Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi

= Manajemen Information System

= Information Processing System

= Information Decision System

= Information System.

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu 

Manajemen (Staffing)

a.      Konsep Staffing

Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.

Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.

Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

b.      Proses Penyusunan Personalia (Staffing)

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process sebagai berikut :

1.      Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :

1). Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

·         Penentuan tujuan dan rencana organisasi

·         Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.

·         Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang

·         Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

2). Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :

·         Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan

·         Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

·         Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.

2.      Penarikan

Penarikan ( recruitment ) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

3.      Seleksi

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :

·         Wawancara pendahuluan

·         Pengumpulan data-data pribadi  ( biografis )

·         Pengujian ( testing )

·         Wawancara yang lebih mendalam

·         Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi

·         Pemeriksaan kesehatan

·         Keputusan pribadi

·         Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah :

·         Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu

·         Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan kapasitas atau kemampuan seseorang

·         Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan wewenang seseorang

·         Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan

·         Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan

·         Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan

4.      Pengenalan dan Orientasi

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

5.      Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :

A.    Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :

·         Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

·         Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda

·         Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda

·         Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan

·         System-sistem  penilaian presntasi formal

B.     Pengembangan “off the job”dilakukan dengan :

·         Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya

·         Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya

·         Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi

6.      Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.

7.      Pemberian Jasa dan Penghargaan

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.

Penentuan Kompensasi

Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi dari tiga factor yaitu :

·         Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan

·         Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan

·         Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat kerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dari para pesaing

Bentuk-bentuk Pembayaran

Banyak karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut dengan upah harian. Disamping itu ada bentuk upah insentif            (seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai rencana pembagian laba (profit sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

8.      Perencanaan dan Pengembangan Karir

Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.

Manajemen Keuangan

 MANAJEMEN KEUANGAN

SUBPOKOK BAHASAN:

1.      Pengertian manajemen keuangan

2.      Fungsi, pendekatan, dan tujuan Manajemen Keuangan

A. MANAJEMEN KEUANGAN

Manajemen Keuangan adalah perencanaan dan pengawasan investasi, pembelanjaan, dan aset suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Investasi adalah pengambilan keputusan tentang alokasi dana yang dimiliki oleh organisasi, pembelanjaan (financing) adalah pengambilan keputusan tentang sumber dana yang akan digunakan, dan manajemen aset adalah masalah efisiensi penggunaan aktiva yang dimiliki.

Berdasarkan pengertian di atas, maka Manajemen Keuangan (bisa juga dibaca Manajer Keuangan) mempunyai 3 fungsi (tugas utama yang dapat dibedakan dengan tugas lainnya): Pengambilan keputusan di bidang investasi, pengambilan keputusan di bidang pembelanjaan, dan pengambilan keputusan untuk pengelolaan aset. Sehingga posisi Manajer Keuangan dalam perusahaan dapat di gambarkan sebagai berikut:

(1)          Manajer Keuangan mencari dana ke Sumber Dana yang ada

(2)          Setelah memperoleh dana, kemudian dana di investasikan ke real asset yang digunakan untuk operasi perusahaan

(3)          Kegiatan operasi perusahaan akan menghasilkan aliran kas masuk yang lebih dari cukup, sehingga tercipta laba.

(4)          Laba perusahaan tersebut dapat digunakan untuk: a. mengembalikan utang dan pembagian laba, dan b. ditanamkan kembali ke perusahaan untuk tujuan perluasan/pengembangan perusahaan.

Informasi yang dibutuhkan bagi Manajemen Keuangan untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan 3 fungsinya, sebagian terbesar diperoleh dari laporan keuangan perusahaan. Laporan keuangan perusahaan disusun dan dibuat berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum, yaitu berdasarkan accrual basis (tidak tunai). Sedang analisis yang harus dilakukan dalam manajemen keuangan menggunakan cash basis (tunai). Misalnya dalam Laporan Laba Rugi, penyusutan aktiva tetap diakui sebagai biaya yang mengurangi pendapatan, meskipun perusahaan secara nyata tidak mengeluarkan uang untuk membayar biaya tersebut (accrual basis). Demikian juga angka-angka yang tercantum di dalam Neraca adalah mencerminkan nilai buku (accrual basis), bukan nilai pasar (cash basis). Oleh karena itu, manajer keuangan dalam membaca laporan keuangan untuk keperluan pengambilan keputusan di bidang keuangan harus dibaca ‘secara’ cash basis.

Pada umumnya orang menyangka bahwa semua perusahaan mempunyai tujuan memperoleh laba setinggi-tingginya. Tidak sepenuhnya salah, tetapi ada tujuan yang lebih esensial, yang disebut dengan tujuan normatif (seharusnya). Tujuan normatif manajemen keuangan adalah: memaksimumkan nilai perusahaan, dan nilai perusahaan pada umumnya tercermin dari harga saham yang dikeluarkan oleh perusahaan. Mengapa demikian? Sebab pemilik perusahaan (pemegang saham ) belum tentu bertambah kaya meskipun perusahaan memperoleh laba tinggi. Tetapi pemilik perusahaan pasti kaya kalau harga saham yang dipegangnya harganya semakin tinggi.

B. ANALISIS DALAM MANAJEMEN KEUANGAN

Seluruh analisis dalam manajemen keuangan mendasarkan diri pada analisis manfaat dan biaya (Benefit and Cost Analysis), atau lebih tepat disebut analisis manfaat dan pengorbanan. Artinya semua pengambilan keputusan di bidang keuangan akan membandingkan besarnya manfaat yang dapat diperoleh karena sejumlah pengorbanan tertentu. Dalam penerapannya, analisis ini dapat dilakukan sebagai berikut:

a.         Dilihat dari dua sisi, yaitu sisi manfaat dan pengorbanannya. Membandingkan besarnya manfaat yang dapat diperoleh dengan pengorbanan yang harus dilakukan. Prinsipnya apabila manfaat lebih besar dari pengorbanannya, maka keputusan keuangan tersebut layak untuk dilaksanakan.

b.         Dilihat dari satu sisi yaitu sisi manfaatnya saja. Membandingkan tambahan manfaat yang dapat diperoleh. Prinsipnya apabila diperoleh tambahan manfaat yang cukup signifikan tanpa mengakibatkan perubahan tingkat pengorbanan, maka keputusan keuangan tersebut layak untuk dilaksanakan

b.         Dilihat dari satu sisi, yaitu sisi pengorbanannya saja. Membandingkan pengurangan pengorbanan (penghematan) yang dapat diperoleh. Prinsipnya apabila diperoleh penghematan biaya yang cukup signifikan tanpa mengakibatkan perubahan tingkat manfaat, maka keputusan keuangan tersebut layak untuk dilaksanakan

C. PENTINGNYA TEORI NILAI WAKTU DARI UANG

Keputusan keuangan selain melibatkan jumlah uang yang besar, pada umumnya akan mencakup kurun waktu yang cukup panjang (lebih dari 1 tahun). Terutama untuk keputusan pembelanjaan dan keputusan investasi. Apabila modal perusahaan diperoleh dari pinjaman jangka panjang, maka modal tersebut akan tertanam (dalam bentuk utang jangka panjang) untuk jangka waktu yang cukup lama (misal 5 tahun s/d 10 tahun). Demikian juga, jika perusahaan menginvestasikan dananya untuk membeli mesin atau kendaraan, maka umur penggunaan (umur ekonomis) dari aktiva tersebut pasti lebih dari 1 tahun. Padahal nilai uang Rp1,00 saat ini, akan berubah nilainya pada waktu 10 tahun yang akan datang. Contoh sederhana, misalnya pada tahun 1990, harga sebungkus rokok Gudang Garam Internasional adalah Rp1.500,00. Pada tahun 2000 harga sebungkusnya menjadi Rp3.000,00. Sehingga pada tahun 1990 uang Rp3.000,00 bernilai 2 bungkus rokok GG internasional, dan pada tahun 2000 nilainya turun tinggal sama dengan 1 bungkus rokok.

Nilai uang dapat juga diamati dari nilai tukarnya dengan mata uang asing. Perhatikan nilai tukar Rupiah terhadap Dollar Amerika. Perubahan nilai Rupiah tidak lagi dalam hitungan tahun, tetapi dalam hitungan jam, bahkan menit.

Pemahaman tentang teori nilai waktu dari uang merupakan modal dasar untuk dapat memahami perhitungan dan analisis dalam manajemen keuangan, oleh karena itu, sebelum melangkah untuk mempelajari materi manajemen keuangan, teori nilai waktu dari uang harus dipahami lebih dahulu.